Alarmmanagement für Hochwasser- und Unwetterwarnungen

Vorgehen & Details

1. Analyse und Definition der Meldekette

Gemeinsam mit der Apleona Real Estate GmbH wurden sämtliche Alarmierungsabläufe, Ansprechpartner, Vertretungsregelungen sowie Eskalationsstufen erarbeitet und dokumentiert. Für die unterschiedlichen Warnmeldungen und Gefahrenstufen wurden eindeutige Handlungsanweisungen festgelegt.

Dadurch ist klar definiert, welche Personen bei einem Ereignis informiert werden müssen, in welcher Reihenfolge die Kontaktaufnahme erfolgt und wann die nächste Eskalationsstufe ausgelöst wird.

2. 24/7 Entgegennahme der Hochwasserwarnungen

Offizielle Hochwasserwarnungen der Stadt Nürtingen werden rund um die Uhr entgegengenommen und unmittelbar durch unsere Leitstelle bearbeitet.

Jede eingehende Meldung wird auf Vollständigkeit und Relevanz geprüft. Anschließend erfolgt die Bearbeitung entsprechend der zuvor mit dem Kunden festgelegten Prozesse und Alarmierungsstufen.

3. Automatisierte Überwachung amtlicher Warnmeldungen

Ergänzend zur direkten Entgegennahme der Hochwasserwarnungen wurde eine automatisierte Überwachung der über warnung.bund.de bereitgestellten amtlichen Warnmeldungen implementiert.

Das von uns entwickelte System fragt die relevanten Warninformationen regelmäßig über eine technische Schnittstelle ab und prüft automatisiert, ob für den Landkreis Esslingen eine passende Gefahrenmeldung vorliegt.

Dabei werden ausschließlich vorab definierte Ereigniscodes berücksichtigt, die für den betreuten Standort und die vereinbarte Meldekette relevant sind:

• BBK-EVC-026 – Extrem ergiebiger Dauerregen
• BBK-EVC-038 – Hochwasser
• BBK-EVC-062 – Starkregen
• BBK-EVC-065 – Sturmflut
• BBK-EVC-066 – Sturzflut
• BBK-EVC-068 – Tornado
• BBK-EVC-070 – Tsunami
• BBK-EVC-071 – Überschwemmung
• BBK-EVC-083 – Extrem ergiebiger Dauerregen
• BBK-EVC-085 – Schweres Gewitter mit extrem großem Hagel
• BBK-EVC-086 – Schweres Gewitter mit extremen Orkanböen

Sobald das System eine relevante Warnmeldung für das definierte Überwachungsgebiet erkennt, wird der festgelegte Alarmierungsprozess automatisch ausgelöst.

Die Warnmeldung wird an unsere Leitstelle übergeben, geprüft und anschließend anhand der vereinbarten Melde- und Eskalationskette bearbeitet. Dadurch besteht neben den direkt übermittelten Hochwasserwarnungen ein zusätzlicher automatisierter Informations- und Alarmierungsweg.

4. Alarmierung und Eskalation

Anhand der jeweiligen Warnmeldung und der definierten Alarmstufe informieren wir die zuständigen Ansprechpartner in der vereinbarten Reihenfolge.

Sollte eine Person nicht erreichbar sein, wird die nächste hinterlegte Kontakt- oder Eskalationsstufe aktiviert. Dieser Prozess wird so lange fortgeführt, bis die erforderliche Alarmierung erfolgreich abgeschlossen oder die Meldekette vollständig abgearbeitet wurde.

Durch die vorherige Definition aller Ansprechpartner und Vertretungsregelungen können auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten schnelle und verlässliche Entscheidungen ermöglicht werden.

5. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Jeder Alarmvorgang wird vollständig und nachvollziehbar dokumentiert.

Erfasst werden unter anderem:

• Zeitpunkt des Eingangs oder der automatisierten Erkennung
• Quelle und Art der Warnmeldung
• betroffene Region und Warnstufe
• durchgeführte Prüfungen und Maßnahmen
• kontaktierte und erreichte Ansprechpartner
• erfolgte Eskalationsschritte
• Rückmeldungen der beteiligten Personen
• Zeitpunkt des Abschlusses der Alarmbearbeitung

Die vollständige Dokumentation stellt sicher, dass sämtliche Abläufe auch nach Abschluss eines Ereignisses transparent nachvollzogen und bei Bedarf ausgewertet werden können.